Олег Белый. Компания «Дантистофф», Москва

До проекта:

После проекта:

Проблема

Я один из владельцев компании «Дантистофф». Наша сеть оказывает все виды стоматологических услуг в Москве. Бизнес масштабируется, количество филиалов растёт, и мы регулярно ищем администраторов, менеджеров, врачей.

Раньше мы нанимали традиционно, по сарафанному радио. С ростом компании этого ресурса уже не хватало. Обращались в кадровые агентства, платили деньги, но результата не получали. Кандидаты, которых нам присылали, были крайне низкого качества. Из 10−20 человек мы брали кого-то одного, и то с большой натяжкой.

Руководители тратили много времени на наём, на собеседования, постоянно занимались этой технической функцией, вместо того чтобы выполнять свои административные. Мы решили прекратить сотрудничество с агентством, и пришлось выстраивать свой HR-отдел.

Почему выбрали Handy Worker

У нас уже было успешное взаимодействие с их командой, что помогло нам построить свой внутренний HR. Когда этот департамент передали в моё распоряжение, я решил вникнуть в вопрос глубже, ещё раз вместе с сотрудниками пройти всё обучение, в которое были добавлены новые модули, чтобы улучшить процесс найма и вывести его на серьёзный уровень автоматизации.

Что было сделано

Нам дали чёткую технологию: как описывать должность, как писать вакансию для неё, где правильно её разместить, на что сделать акценты, как проводить интервью и выбирать среди кандидатов. Всё это с готовыми шаблонами, практическими заданиями и тренировками для внедрения.

Первое, что мы поняли, — как анализировать рынок по заработной плате. Для отдельных категорий сотрудников, таких, как администратор, наше предложение оказалось ниже рынка, и потому было сложно кого-то привлечь. Проведя аналитику, мы скорректировали зарплаты и поток ценных кандидатов стал больше.

Затем мы провели опросы среди своих сотрудников и обнаружили, что-то, что важно в работе для них, не всегда совпадает с тем, как мы продвигаем ту или иную вакансию. Мы считали, что полностью белая официальная зарплата — это само собой разумеется и не требует «продажи», а оказалось, что это важно для соискателей, и многие компании этого не дают. Также важным был карьерный рост. Мы стали писать о нем в вакансиях, но не просто словами «карьерный рост», а точно описывали, какой путь и возможности у конкретной должности. Это привлекло более целеустремлённую публику.

Открытием для нас стала презентация компании. Нам дали готовый шаблон, мы переработали его под себя, подсветили все самые «вкусные» моменты нашей компании и стали использовать её в собеседованиях. Это дало крутой эффект! Когда мы рассказываем про свои клиники не на словах, а показываем красиво оформленную презентацию, соискатели сразу понимают, что мы серьёзная компания — они отмечали эту большую разницу на фоне других.

Итак, мы сделали акценты на том, чего сами сотрудники хотят от работы, и создали такую классную презентацию, что люди прямо захотели к нам прийти и работать у нас. Уже на стадии прочтения вакансии, где всё чётко и понятно расписано, им становилось интересно. Многие говорили, что настолько детальной и круто описанной вакансии они никогда в своей жизни не встречали.

В результате мы получили безумное количество откликов — ещё и отбивались от кандидатов.

Обработать такой поток нам очень помогли инструменты, внедрённые в процессе обучения. Один из них — это оценка по времени работы. Если кандидат на нескольких предыдущих местах не задерживался больше, чем на несколько месяцев, то вряд ли он останется у нас. Этот чёткий критерий отсеял часть потока на этапе отклика.

Следующий классный инструмент — анкета на собеседовании. Мы с её помощью выявляли продукт (результат), который человек производил на предыдущих местах работы, и многие не могли его назвать. Второй важный момент — ключевые показатели для оценки этого результата, и тут тоже многие терялись. Такие простые вещи сразу показывают, понимает ли человек, чем он вообще занимался, его отношение к делу, и помогают быстро отсеивать тех, кто нам не подходит.

Наконец, мы внедрили тестовый период. Было понимание, что его обязательно нужно проводить после собеседования, но реально это заработало только после начала обучения. Простое тестовое задание для администратора — обзвонить базу наших пациентов и записать к гигиенисту тех, кто не был у него больше полугода. Есть точный короткий скрипт, есть CRM, и сразу видно, насколько быстро человек усваивает информацию, может ли он работать с программой, воспроизводит ли он скрипт, как звучит его голос по телефону и как он будет общаться с людьми.

Раньше мы находили кандидата, который, по-нашему мнению, подходил. Неделю его обучали, а он или сам отсеивался, потому что не справлялся, или мы понимали, что он не тянет. Неделя тратилась впустую. С внедрением тестового периода мы начали отсеивать кандидатов за один день. Так же и с более сложной специальностью доктора. Немного другая воронка, но тот же принцип и точно так же, за один день, главный специалист проверяет его мануальные навыки. Мы перестали тратить впустую целую неделю.

Причём те, кто успешно выполнил тестовое задание, также успешно завершали следующий этап испытательного срока — с конверсией 80%.

Раньше перед новичком стояла задача самому научиться работе, и если он выживал, то оставался. Мы теряли людей на этом этапе из-за каких-то мелочей. Теперь мы стали улучшать наши дорожные карты и реально их внедрять. В результате введение в должность стало происходить качественнее, больше сотрудников стало оставаться. Это тоже увеличило конверсию кандидатов, которые завершали испытательный срок.

Действительно хороший, системный, целеустремлённый сотрудник, когда видит, что в компании что-то не упорядочено, непонятно или слишком сложно, конечно же, не хочет иметь с этим дело. Какая-то часть отсеивалась просто из-за того, что где-то не чувствовали поддержку коллег или не полностью усваивали обучающий материал. Теперь, с дорожными картами, ещё до того как приступить к работе, кандидат уже понимает, какие у него функции, как их выполнять и с кем взаимодействовать.

Откровением для нас стало внедрение мгновенного обучения на рабочем месте. Мы уже слышали о нём ранее, но когда сами сделали это с коучем, прошли тренировки и поиграли в эту игру, отношение к этому инструменту радикально изменилось. Пришло осознание, что каждый руководитель должен уметь это делать, и это единственное и самое важное при взаимодействии с кандидатом. Не просто задавать ему какие-то вопросы и общаться на уровне ощущений, а делать чёткое мгновенное обучение по описанной должности.

Руководитель берёт документ с описанием должности и читает каждый пункт вместе с новым сотрудником. Например, прочитали цель должности и руководитель спрашивает: «Скажите своими словами, какова цель этой должности?». По ответу он определяет уровень понимания и корректирует. Другой важный момент — это ключевые показатели. Как мы будем оценивать его работу? У многих есть свои идеи и ощущения по этому поводу, но компания может оценивать работу совершенно по другим показателям.

Доктор считает, что он должен лечить «качественно». А как оценивается качество? Поэтому у нас есть внутренние стандарты, и в них описано не «качественное лечение», а «лечение в соответствии со стандартом» — проведено оно по стандарту или нет. Второй критерий — это средний чек в час. Он показывает эффективность работы доктора. Кто-то может быть суперкачественный, но супермедленный, и это для компании не очень хорошо. Нам надо будет что-то предпринять, чтобы он работал эффективнее.

Вы можете подробно разобрать и «примерить» инструменты на свою компанию на онлайн-практикуме для владельцев бизнеса «Прибыльные сотрудники».

Ещё один суперкрутой инструмент – HRvisor, тестирование на вовлечённость. Его надо использовать постоянно. Мы выявили кучу мелких неоптимальностей, которые были не видны, и оптимизировали их. В кабинете неплотно закрывалось окно — зимой был сквозняк, сотрудники заболевали, обращались к руководству филиала, чтобы что-то с этим сделали, и в итоге это привело к сильному негативу и чуть ли не увольнению, хотя сам вопрос ломаного гроша не стоит. Как только мы это выяснили через HRvisor, в тот же день вопрос был решён. Такие банальные мелочи накапливаются и портят атмосферу в целом. А когда мы интересуемся проблемами сотрудников и решаем их, то в ответ получаем лояльность, и это позволяет нам сохранить людей в штате.

Также с его помощью мы делали проверку на безопасность, когда пробивали кандидатов по различным базам, включая МВД. Если там есть какие-то проблемы, и если человек так относится к своей жизни, то, наверняка и в работе он тоже будет несерьёзным и опасным.

Ещё один шикарный момент — мы запустили платформу Unicraft для обучения сотрудников. Очень удобная платформа, с точки зрения IT-инфраструктуры. Понимание, что обучение должно быть не на словах, а в письменном виде у нас было; и даже были обучающие материалы, но не было инструмента, через который мы могли бы это качественно реализовать. Теперь нам гораздо легче назначать обучение и добиваться, чтобы сотрудники его проходили. За две недели мы провели аттестацию всем менеджерам — всё прошло очень легко, всем всё понятно и все менеджеры аттестацию прошли.

Процесс обучения

Очень круто, что обучение проходит удалённо. Также круто, что нас постоянно толкали вперед, буквально заставляя пройти это обучение — это ценно с точки зрения результатов.

Взаимодействие с коучем на высшем уровне. Она была очень обязательная, всегда отвечала на все наши вопросы, и у нас не было никаких темных пятен в восприятии материала. Всегда чётко всё раскладывала и помогала.

Практические тренировки по каждому инструменту — это тоже сильный момент. После них мы стали реально глубоко понимать суть того или иного документа и его важность. Пока сам не зачитаешь какой-то скрипт, не понимаешь, насколько он правильный и как его корректировать. Я сам звонил кандидатам и отрабатывал скрипт звонка, чтобы убедиться, что это действительно работает.

Благодаря точной технологии я сам смог нанять HR-специалиста. Это была сложная позиция. Нам казалось, что это должен быть кто-то из компании, кто в ней вырос и хорошо её знает. Не верилось, что такого сотрудника можно нанять с улицы и он будет достойно нас представлять. Handy Worker поменяли наши отношение к этому, и мы быстро нашли такого сотрудника.

Сработала целостность технологии — рабочий инструмент, которым можно пользоваться, и не надо придумывать колесо. Вся воронка по этапам и алгоритм действий чётко прописаны. Мы это оттренировали, я точно по алгоритму, без каких-то изменений или импровизаций всё сделал и своими руками нанял человека на руководящий пост. На HeadHunter отобрал кандидата, в рамках учебного задания сделал холодный звонок и продал компанию по скрипту, который нам дали. Потом провёл собеседование (вместе с моим действующим эйчаром), и в итоге именно она и осталась у нас.

Результаты

Эффективность найма в целом стала выше на 30%. На обучении мы наняли того, кого даже не думали нанимать — HR-директора, и она успешно выполняет свои функции. Ещё наняли руководителя филиала. Остальное — это текущий наём. Каждый месяц мы нанимаем 6−8 сотрудников. Из них 80% идёт в наше расширение, а 20% — на естественный процесс замены кадров.

В компании 300 человек, и 1−2 в месяц уходят сами или мы их увольняем. Мы и раньше нанимали, но качество кандидатов заметно выросло. Сократилась воронка найма, что дало нам экономию сил, ресурсов, времени и увеличило пропускную способность нашего HR-отдела на 30%.

Сразу после обучения штат увеличился на 5%.

Приглашаем познакомиться с онлайн-практикумом «Прибыльные сотрудники», чтобы достичь таких же результатов.

Самое ценное

Самое ценное — это работающая технология, которую мы стали применять на практике. Она дала нам больше уверенности и организованности в работе с персоналом. Это цельная система, которая позволяет не только привлечь и нанять людей, но и отслеживать их состояние и мотивацию в течение всего срока работы. Теперь мы умеем сохранять ценных продуктивных сотрудников. Создаём для них новые интересные игры, чтобы они постоянно росли и развивались внутри компании, чтобы у них никогда не было потолка и желания искать что-то другое — пожизненный наём.

Меня обучение полностью вовлекло в процесс, и я стал понимать, как вообще устроен HR. Я теперь знаю, как должны быть выстроены процессы, потому что лично прошёл все этапы воронки, и могу спокойно руководить этим направлением. Я в нём реально разбираюсь.

Кому и почему рекомендую

Проект будет ценен для любого бизнеса. Но наиболее полезным он будет для тех предпринимателей, которые хотят выстраивать свой HR-департамент — это сердце компании. Абсолютно прав был Ли Якокка, когда сказал: «Суть любого бизнеса можно свести к трем словам: персонал, продукт, прибыль. Если у вас проблемы с первым пунктом, о двух других можете забыть». Персонал — это номер один.

Если вы тоже хотите решить все вопросы, связанные с персоналом, начните с онлайн-практикума для владельцев бизнеса «Прибыльные сотрудники».

2024-04-11 14:13 Кейсы HR-отдел