Библиотека

Ольга Бойкова. Рекламно-производственная компания, Новосибирск

До проекта:

После проекта:

Проблемы

Мы с супругом совладельцы компании. Год назад мы разработали стратегию развития на четыре года вперёд, и для её реализации нам нужно было найти и нанять руководителя отдела продаж, менеджеров, руководителя производства и сотрудников. Опыта, добытого исключительно по наитию, у нас было предостаточно, а методологии или системы найма не было. Отсюда вытекали проблемы.

В первую очередь не было ответственного за наём. Мы, как владельцы, выполняли много других функций, начиная от обязанностей экономического директора и вплоть до конструктора. Иногда я размещала объявления о вакансиях, но по ним чаще приходили люди, которые меня не устраивали, а подходящие не оставались, потому что я не могла им «продать» нашу компанию, и даже не пыталась этого делать. Поток соискателей был нестабильный, а мы не успевали обрабатывать даже эти заявки. Выбирать было не из кого, не хватало времени и не было понимания, как получить качественный результат.

Маркетинг приносил нам лиды и заказы, обрабатывать их было некому, они терялись, и мы просто сливали бюджет на рекламу. Чтобы принять сотрудников на производство, нужно было загрузить их работой, которой не было, потому что не было персонала в отделе продаж — такой замкнутый круг. Стратегия есть — людей для её реализации нет. Мы топтались на месте, компания не росла, прибыли и развития не было.

С одной стороны, рост и масштабирование — это положительный момент, с другой — пытаясь реализовать свой план, но не зная, как нанимать людей, мы просто создали себе ещё одну нагрузку и головную боль по поиску сотрудников.

Почему Handy Worker

Самая лучшая реклама — это «сарафан». Коллега по бизнесу, с которым мы работаем в одном офисном здании и раньше встречались на другом обучении, как-то мне сказал: «Мы зашли сейчас на проект, и это лучшее, что с нами было. То, где мы раньше вместе учились, это всё здорово, но то, где мы учимся сейчас, просто пушка-бомба-ракета. Знаю, что у вас острая проблема с персоналом, и потому рекомендую Handy Worker. Это лучшее обучение». Он настолько искренне и от души это говорил, что я даже не спросила, кто это такие, сколько стоит, сколько длится, а сразу сказала: «Дай контакт», — и, несмотря на то, что была суббота, позвонила сразу.

Консультант компании очень доходчиво и позитивно всё объяснила, мы договорились о встрече и почти сразу стартовали вместе с супругом. Договорились, что он тоже проходит обучение, чтобы мы смотрели в одну сторону, а все задания и внедрение выполняю я. Он учился ещё на двух проектах, для меня это тоже было одновременно третьим обучением, но откладывать или отказываться не было уже ни сил, ни желания.

Что изучили и что было сделано

Изучили и внедрили абсолютно всё, что есть в программе. После каждого модуля я не уставала благодарить за то, что кроме полного обучающего материала с практикой, ВСЯ необходимая документация, регламенты и инструкции для внедрения системы найма в компанию на 80% уже готовы. Буквально чуть-чуть переработать под свою специфику, и абсолютно ничего не надо выдумывать. Всё структурно, всё правильно. У нас появились жизненно необходимые регламенты — правила, регулирующие порядок действий.

Анализ рынка и опросы. Когда мы это сделали, смогли сформулировать правильное объявление, в котором подсветили плюсы той или иной должности и не перегрузили обязанностями. Раньше мы писали, что нам требуется сотрудник, который должен выполнять это, это и вот это — 15 пунктов, а взамен он получит… всего три пункта, достаточно сырые и непонятные.

Мы писали про «светлый офис, близость метро, зарплата вовремя», а опросы показали, что сотрудники ценят совсем другое. Плюсами являются удобные кресла, хорошие новые компьютеры, вся оргтехника и канцелярия, менеджеры по продажам работают с гарнитурами hands free, есть оборудованное обеденное место с холодильником и микроволновкой. Мы на это совсем не обращали внимания, а для соискателей это оказалось очень важным.

Через такие мелочи мы сформулировали рабочее объявление, которое даёт нам хороший отклик.

Заявка на вакансию. Раньше мы просто говорили, что нам нужен менеджер или монтажник — какой-то эфемерный специалист. Теперь у нас есть заявка на определённую единицу персонала, где прописываются полностью все характеристики: возраст, пол, главный вопрос к нему, на что обращать внимание, кто нужен точно, и кто точно не нужен. Когда аватар должности чётко прописан, HR начинает с ним работать, и это уже определяет уровень кандидатов. На собеседования стали приходить более качественные соискатели, которые видели себя в этой деятельности.

Презентация вакансии. Раньше мы делали так: размещаем объявление, оно классное, поэтому сидим и ждём. Кто-то звонит, договариваемся, приглашаем на очное собеседование, а люди до нас не доходят, и мы бесимся! Теперь у нас есть презентация должности, которую мы разработали с дизайнерами, сделали правильные акценты, и она получилась очень красивая, коротко и по делу — в ней даже есть схема, как до нас добраться. После первого контакта отправляем её соискателю вдогонку, потом утром делаем контрольный звонок, и если раньше из десяти человек до нас доходили три, то теперь доходят семь-восемь, и это люди совсем другого качества.

Презентация компании. Этот инструмент стал очень важным для меня. Раньше я проводила собеседование, решала, беру или нет, про компанию говорила коротко, сухо, буквально несколькими словами, а потом что-то вроде «приходите к нам работать, мы крутые». Я упускала то, что выбираем не только мы, но и нас, и потому не могла удержать достойных. На обучении была разработана крутая презентация компании, которая есть в печатном виде, и мы уже выделили бюджет на то, чтобы демонстрировать её на планшете. Это рассказ о нас, о наших достижениях, о плюсах компании и вакансий, о карьерном росте, заработной плате.

Теперь всё наглядно, и не только на словах, когда используется лишь один аудиальный канал, а мы создаём соискателю яркую картинку, которая лучше воспринимается и запоминается. Мы научились продавать компанию правильно, красочно, вкусно, чтобы заинтересовать нужного нам кандидата.

Папки сотрудников и дорожная карта. Когда вы заходите в библиотеку, там есть картотека с чёткой структурой. Пушкин налево, Толстой направо, русская литература сюда, зарубежная туда. У нас были папки сотрудников с описанием должностей, и это была разрозненная куча материалов в стиле «набор всего — собери сам». Не было никакой последовательности, что нужно читать в первый день, что изучить в течение двух недель, что знать к концу стажировки, и какие моменты важны.

На обучении мы прописали структуру общей инструкции сотрудника и для отдельных должностей в чёткой последовательности. Создали дорожную карту, которая действительно указывает пошаговый маршрут, как прийти к точному результату. Какие инструменты и обучение нужно дать новичку в первые две недели работы, какие в течение всего испытательного срока с пониманием, что и зачем делается. Мы ещё дорабатываем и наполняем этот инструмент, но как в книге есть оглавление, так и у нас теперь есть полная структура. Что-то уже завершено, какие-то главы надо дополнить, но с пути мы уже точно не собьёмся, потому что карта построена.

Адаптация в должности. За пять месяцев до проекта были случаи, когда мы кого-то брали, но никто новичками не занимался — у меня не было времени, ответственного не было, я «забивала» на этого человека, и он на второй или третий день не выходил. Мы теряли людей. Теперь за два месяца мы получаем ценную штатную единицу. Он знает, он эксперт в своей области, и мы в нём уверены.

Раньше после очных собеседований к нам приходили только 20%, теперь из пяти соискателей трое уже в штате, а один на испытательном сроке. Пятого мы не взяли только потому, что он нам не подошёл. У нас один тестовый день, и его достаточно, чтобы оценить продуктивность сотрудника, его управляемость, насколько он воспринимает задачи руководства и готов их выполнять в той последовательности и по тем правилам, которые приняты в компании.

Сотрудников, у которых в тестовый день всё прошло согласно квотам, стандартам и скриптам, мы допускаем до стажировки, где тоже есть дорожные карты. Он изучает продукт, скрипты, как мы работаем, с какими программами, документооборот, как делаются расчёты, и на четвёртый день менеджер уже допускается до сделок под наставничеством. По итогам двух недель происходит аттестация на знание должности.

Теперь у меня нет страха, что мы с трудом нашли человека, а он через день уйдёт. Я ещё принимаю участие в найме, но большую часть работы выполняет HR, который ведёт сотрудника первые две недели. С появлением HR, за счёт готовых дорожных карт, тестовых дней и в целом рабочей системы у меня освободилось много времени.

Увольнение сотрудника. В каждом модуле в течение трёх месяцев обучения было ощущение, что теперь-то я всё поняла, своё получила и очень благодарна. Кажется, что уже нечем удивить, а на следующем модуле больше практики, нужно сформировать рабочий бизнес процесс, провести собрание персонала, добиться понимания и согласия на определённом этапе — понять, внедрить инструмент, получить результат и показать его.

Один из таких инструментов — увольнение непродуктивного сотрудника. Точный порядок действий (регламент), в котором по шагам прописано, как сделать правильно, чтобы увольнение было без стресса, без недовольства, а в идеале вообще избежать ситуации.

На обучении был момент, когда я хотела уволить сотрудника. Сначала копила-копила, как и раньше, но потом откатила всё назад, и воспользовалась новым инструментом. Собрала данные, провела разговор, чётко всё разложила для сотрудника, и он сам сказал, — Да, я здесь был неправ. — О'кей, как будешь исправлять? — Исправлять буду так, — двух бесед хватило, чтобы проблема растворилась, и теперь его не надо увольнять. Это продуктивная работа с персоналом, которая повышает вовлечённость.

Обычно обе стороны копили недовольство, копили негатив, пока чаша не переполнится и ситуацию не сорвёт: «Всё, до свидания! Ты нас не устраиваешь». Теперь есть установленные правила, своевременно происходит обратная связь, отклонения подсвечиваются, фиксируются. Мы общаемся, с нашей стороны проводится вся необходимая работа, и сотрудник сам понимает, куда ведут его действия. Такой инструмент управления стрессом бесценен, а тем более, если он помогает избежать стресса вообще.

Этический кодекс. Этический кодекс — это набор общих правил, принятых в компании. Очень простые вещи: как можно краситься, как надо выглядеть, график работы — тонкие нюансы, которые касаются каждого. Человеческие и этические принципы, которые приняты в компании. Это инструмент управления персоналом и первый документ, с которым сотрудник знакомится; правила, как влиться в коллектив и стать членом команды.

Разбросанные, как по полю ягоды, кусочки оказались собраны в единый документ. По его использованию есть свой регламент, проведено собрание, вопросы по всем пунктам заданы, на них даны ответы; каждый сотрудник примеряет это на себя, сразу понимает, куда он попал, что есть норма, что есть отклонение от нормы, и как следует действовать, чтобы не быть белой вороной.

Своё поведение и привычки новый сотрудник или ветеран встраивает в этот кодекс. Инструмент, который все понимают и легко им пользуются. Для меня было очень важно прописать, что сотрудники не должны плохо пахнуть. Возможно, выглядит забавно, но именно такие мелочи могут создать ужасную обстановку в коллективе.

Теперь у нас стало по-семейному, люди стали ближе, более сплочённые. Никому не надо играть ни в какие посторонние игры, надевать маски, испытывать дискомфорт, заниматься интригами и взаимным раздражением, потому что всё прозрачно и понятно. Все заняты делом.
Все эти инструменты вы можете подробно разобрать и «примерить» на свою компанию на онлайн-практикуме для владельцев бизнеса «Прибыльные сотрудники».

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию

Что получили

Мы получили систематизацию всех процессов и понимание, как в найме получать красивый и качественный результат.

Мы научились создавать поток и продавать себя. Поток отсеивается и квалифицируется:
  • на этапе написания вакансии,
  • затем при написании объявления,
  • в телефонном интервью, поскольку HR чётко понимает критерии и тоже отбирает.

Приходить стали более качественные и нужные люди, с более высокими показателями на тестах. Оставалось только их заинтересовать, продать вакансию, продать компанию, и мы научились это делать.

Мы ещё создаём, обновляем и притираем регламенты, но я уже могу выйти из этого процесса полностью, потому что вся структура найма выстроена. Формируем заявку в HR-отдел, прописываем аватар, если это не проанализированная единица, то делаем обзор рынка, и всё это в виде последовательного выполнения ряда задач, которые ведут к конечному результату. Есть четкий путь из пункта, А в пункт Б — как получать готовую штатную единицу.

  • До этого был хаос — рассыпанный инструмент без какой-либо последовательности действий.
  • Мы получили каркас, который сейчас будем заполнять, и наслаивать «мясом».

Система найма упрощает весь процесс, отнимает в разы меньше времени и усилий, а мне, как руководителю, даёт прозрачную точку контроля.

Доход

До 80% выручки нам дают постоянные клиенты, но не было никакого роста из-за отсутствия новых клиентов. По новым клиентам сделки выросли с 10 до 30% за ТРИ месяца, и это очень круто! Лиды и заявки, которые раньше мы не могли обрабатывать, теперь приносят +20% дохода.

Кого наняли

Я хотела нанять всего лишь двух менеджеров по продажам и одного руководителя, но во время обучения аппетиты выросли, и я набрала целую команду.

Первым у нас появился HR-специалист, который и стал воплощать систему найма. Мы для него создаём регламенты, презентации, скрипты на прозвон, на холодный прозвон, на отклики, для собеседований, где расставлены правильные акценты. Это готовый инструментарий для работы.

В результате HR нанял: бизнес-ассистента, трёх менеджеров по продажам (уже готов четвёртый), начальника отдела производства и четырёх сборщиков-монтажников. Этих людей мы не могли нанять полгода, а за проект взяли ОДИННАДЦАТЬ специалистов высокого уровня. Было 20 человек в штате, стало 31 — рост на треть.

Самое ценное

Сложно выделить что-то одно, потому что весь продукт оказался очень зрелым, очень качественным. Проходя программу, я получала результаты сразу. Меня вели за руку и давали не просто теорию, а каждый блок сразу использовался, я получала результат и подтверждение, что это работает. Теперь я не готова идти на полумеры и соглашаться на посредственность. Результаты не абстрактные, а конкретные, желаемые, качественные, чёткие, структурные. Продукт абсолютно целостный, готовый.

Я очень рада, что начала программу и не слилась с неё. Возможности были весьма ограничены, но желания бросить не возникало ни разу. Кураторы ведут и помогают. Если владелец созрел, невозможно не выполнить эту программу. В двух номинациях наша команда заняла первые места, за что получила дополнительные качественные плюшки, и мы забрали главный приз за самое качественное внедрение.

Кому и почему рекомендую

Я рекомендую Handy Worker всем владельцам бизнеса, которые задумываются о своей команде. Это не только про наём. Здесь даётся вся глубина и психология работы с персоналом. Я не сторонник того, чтобы просто отправить туда HR-специалиста. Для общего развития, для понимания и для написания стратегии расширения владельцу необходимы эти знания.

Конечно же, рекомендую HR-специалистам, которые видят себя в этой профессии и собираются в ней развиваться. HR — это тот, кто будет помогать владельцу строить компанию, и от того, насколько они в одном поле понимания с владельцами, настолько успешной будет компания. Это программа про создание команды. Это не работа с бумагами — это работа с людьми.

Самое ценное, что я теперь имею — моё время. Я могу развивать компанию годами и могу ускорить этот процесс. Как в известной притче про пилу и мужика. Можно тупым инструментом пилить весь день, потому что «надо пилить», а можно получить совершенный, остро заточенный инструмент и справиться с работой за 10 минут. Я бы ещё долго тыкала пальцем в небо и, возможно, как-то, к чему-то пришла, или решила бы, что пришла. Но эти инструменты — точная настройка и дорожная карта, которая позволяет мне в короткие сроки выстроить свою команду из чётких, структурных, качественных сотрудников, с которыми нам точно в одном направлении, в одном векторе.

Знание системы найма позволяет ускоряться, словно есть машина времени. За первые четыре месяца по деньгам мы выросли в среднем на 20% по сравнению с этими же месяцами прошлого года. Причём прирост произошёл за счёт новых клиентов, а это означает наше расширение.

Я понимаю, что у меня ещё работы на год, но это работа совершенно другого уровня удовольствия и результативности, которая является не новой проблемой, а воплощением созданной нами стратегии!
Если хотите вывести свой бизнес на новый уровень эффективности, приглашаем познакомиться с нашими инструментами на онлайн-практикуме «Прибыльные сотрудники».
Кейсы HR-отдел