Ольга Солодова. Розничная продажа запасных частей для японских, корейских и китайских грузовиков и спецтехники, Чита

Проблемы до начала обучения:

Результаты после обучения:

Наша компания занимается розничной продажей запасных частей для японских, корейских и китайских грузовиков и спецтехники. Мы присутствуем на рынке уже 17 лет, в штате 15 постоянных сотрудников, а также привлекаем специалистов на аутсорсе. Работаем как с корпоративными клиентами в секторе B2B, так и с частными владельцами грузовиков. У нас есть три торговых точки, и на постоянной основе работают 6−7 менеджеров.

Были большие проблемы с персоналом

У меня было две основных проблемы в найме. Первая — необходимость оперативно закрывать вакансии и обеспечивать быструю адаптацию новых сотрудников, чтобы мы могли быстро восполнять кадровые ресурсы. Вторая — удержание сотрудников. Очень много времени уходило на обучение новых работников. Я тратила от 1 до 6 месяцев на каждого нового сотрудника, постоянно вручную показывая все нюансы, бизнес-процессы, инструкции, детально разъясняя каждый регламент.

Это было невыносимо из-за высокой текучести кадров. Когда из одной точки уходил менеджер, мне приходилось заново объяснять все процессы в трёх местах! Кроме того, нужно было самой ездить между магазинами, так как собирать менеджеров в офисе невыгодно и нецелесообразно. Это действительно было болью!

Скажу так: я не была руководителем… Я была учительницей, которая с утра до вечера учила персонал, как школьников. Когда мы начинали, у нас не было ни одной инструкции, ни одного регламента, ни одного шаблона, ни одного чек-листа. Я лично разбиралась с каждым сотрудником в японской программе по подбору запчастей, и каждый сотрудник создавал свой алгоритм под мою диктовку.

Мой подход к найму и управлению персоналом полностью изменился

И вот мы попали в Handy Worker: мне потребовался специалист в департамент персонала, а Handy Worker пришли на помощь в обучении этого специалиста.

До этого у нас уже была некая система, технология найма, но она устарела и утратила свою действенность. Handy Worker в тренде — следит за рынком, постоянно обновляет свою программу и использует инновационные методы найма, удержания, вовлечённости и тестирования. Я приняла решение очень быстро, так как понимаю, что всё быстро устаревает и нужен постоянный новый вброс, глоток свежего воздуха. Мы пошли учиться — я сама и мой специалист по подбору персонала, который потом смог возглавить новоиспечённый департамент. В противном случае там было бы некому работать.

Новым для нас было исследование потребностей сотрудников. Мы никогда этого не делали, а ведь знаем, что наём = продажа компании! Нанять — значит продать. Мы посмотрели на процесс с этой точки зрения, упаковали компанию, как вкусную конфетку, и она стала интересна потенциальным кандидатам на рынке. Когда мы стали отправлять презентацию после телефонного интервью, у нас увеличилась доходимость на 30%. У кандидатов стало складываться правильное впечатление: мы серьёзная компания.

Ещё один инструмент, который мы стали использовать, — отзовики. Раньше мы с ними совсем не работали и HR-бренд не развивали. Не могли влиять на то, кто о нас что говорит. А теперь мы опрашиваем сотрудников и раз в месяц подбрасываем отзывы о компании на 10 сайтов-отзовиков. Наш рейтинг в интернете стал выше — 4,8.

Также мы стали использовать такой инструмент, как анализ рынка: смотрим, сколько кандидатов претендует на место, спрос превышает предложение или предложение — спрос. Благодаря этому возможности рынка для нас раскрылись, мы увидели его ёмкость во всей красе. Наша база расширилась. Мы раньше требовали опыт работы «от 1 до 3 лет», а ребята из Handy Worker показали нам, как можно настраивать фильтр на HH.ru и смотреть на это в разрезе «без опыта, с небольшим опытом, опытный» на одной странице.

Правильно проводя анализ рынка, мы не теряем ни одного кандидата, который потенциально мог бы стать нашим сотрудником.

Ещё один полезный инструмент, который мы получили, — заявка на подбор. Раньше мы его не применяли, и специалисту по персоналу было очень трудно сориентироваться, что заложить в основу объявления, какие преимущества и пользу получит кандидат от компании. А сейчас мы стали делать заявку на подбор, и я вижу, что специалист нанимает именно тот «портрет», который я, как руководитель, хотела бы видеть. У нашего специалиста высвободилось не меньше часа в день, а за неделю экономится целый рабочий день! Теперь он не тратит время на кандидатов, которые не подходят под заявку.

Возможности предпринимателя существенно расширяются

Кстати, мы все пользуемся на рынке одним методом поиска соискателей, а Handy Worker предоставляет их 14! Обычно все пользуются одним каналом поиска, а Handy Worker даёт 10 каналов! Возможности предпринимателя существенно расширяются. Использовать один канал или метод неэффективно: это как если бы отдел маркетинга только листовки раздавал. Это приводит к выгоранию специалиста и не даёт эффекта. А от работы с разными каналами и методами он видит отклик, потому что исходящий пропорционален входящему.

Несколько каналов — это дополнительный входящий. Если нет отклика с HH — есть из другого места. Если нет из Телеграм, придут с Авито. Несколько каналов позволяют быстрее закрыть вакансию и увеличить доход компании при меньших затратах ресурсов, играючи. Это как кнопки форсажа в гонках: нажал — ускорился, ещё нажал — ещё ускорился!

Мы также хорошо поднялись с юридической точки зрения: пересмотрели вместе с Handy Worker ученические договоры, трудовые договоры. Это позволило обезопасить себя как работодателя, не нарушать Трудовой кодекс.

У меня стало больше понимания, что человек, заключая договор, становится частью целого и по-другому себя ведёт. С первых дней он начинает считать себя частью команды, потому что в договоре прописаны все условия, все правила игры. Мы начинаем работать, и он берёт на себя больше ответственности за коллектив.

Ещё мы апгрейдили тестовые дни. Когда мы разрабатывали их для менеджера по продажам (это наша самая распространённая вакансия), Handy Worker показали, что с первых же дней надо увидеть действие. Раньше у нас было много «воды», а продуктивность заключается всё-таки в действии. Завершённые задачи могут быть простыми, и мы апгрейдили тестовые дни с акцентом на способность завершать. И вместо трёх дней сделали два, что увеличило эффективность отбора и сэкономило наше время.

В целом, когда в компании появился HR-специалист, у меня, как у руководителя, высвободилось полдня рабочего времени ежедневно! И эти 50% времени я могу теперь тратить на стратегическое планирование, на создание дорожных карт. Теперь, если нам нужно сменить человека, то должность уже вся описана, и замена проходит гладко, без сучка и задоринки. То есть, я продолжаю делать шаги, которые высвободят ещё больше моего времени.

И ещё добавлю: самым ценным для меня являются сформированные должностные папки всех ключевых постов. Это инструмент, который значительно экономит время на начальном этапе, когда человек выходит на работу: с тестовых дней и на весь период адаптации новичка. Если раньше на подготовку уходило 6 месяцев, то сейчас всего месяц!

Также на «Генераторе» я приняла решение нанять исполнительного директора. Он уже на посту и работает. Я смогла почти совсем выйти из оперативной деятельности и теперь чувствую себя стратегом, а не тем, кто крутит педали. Я стала головой, директор — руками, а сотрудники — телом. Это организм, который слаженно работает и даёт результат.

Вы можете подробно разобрать и «примерить» инструменты на свою компанию на онлайн-практикуме для владельцев бизнеса «Прибыльные сотрудники».

Скорость оборачиваемости товара выросла в два раза

У нас произошла замена кладовщиков, и это было легко благодаря обученности HR-специалиста. Два новых сотрудника работают очень продуктивно: они прошли дорожные карты и обучаются по должностным папкам. Наши дорожные карты обновляются каждый раз, когда у нового человека возникает какой-то вопрос. Это очень удобно. Когда кто-то чего-то не знает, мы добавляем в карту инструкцию, видео, шаблоны, чек-листы и так далее.

Ранее у нас были разработаны ключевые показатели, и с новыми кладовщиками их удалось реализовать, а со старыми не получалось. На складе стало больше порядка, выросла производительность, что очень важно, так как мы работаем с товарными остатками. Нам нужно быстрое движение товара, чтобы увеличить оборот средств.

Старые кладовщики могли получить поставку и даже не попытаться найти документы, чтобы её провести, из-за чего товар стоял долго, до месяца. Если товар приходил с браком, его просто откладывали в сторону, с рекламациями никто не работал, кладовщики ссылались на нехватку времени. В итоге — горы бракованного товара, которые поставщик не хотел принимать обратно по причине истечения срока. Компания несла убытки.

Новые сотрудники адаптировались быстрее старых. Старые совершали много ошибок, что влияло на компанию в целом. Новые кладовщики смогли быстро включиться в процесс, стали замечать и устранять больше нюансов. Специалист по персоналу реагирует на каждый такой нюанс, сразу описывает его и появляются документы. В результате разбор товара происходит быстро, новый товар сразу же появляется на полках. Старые кладовщики разбирали поставку неделю, а новые — два дня. Таким образом, скорость поступления товара на полки увеличилась в три раза! Соответственно, и скорость оборачиваемости товара выросла в два раза.

И ещё благодаря Handy Worker у нас появилась система тестирования. Мы провели ряд тестов по вовлечённости сотрудников, проработавших у нас три и более месяцев, и я увидела, что некоторые из них хотят расти и брать на себя больше ответственности. У нас появилась возможность поднять по должности именно их, что увеличило мотивацию и вовлечённость всех членов команды, потому что они ясно увидели перспективу карьерного роста.

Кому рекомендую

Я бы порекомендовала «Генератор продуктивных кадров» тем руководителям, у которых в компании работает более 10 человек. Такой штат уже требует специалиста по персоналу, так как нужно работать не только над наймом, но и над эффективностью сотрудников. Это может сделать только обученный специалист по персоналу. Такой подход однозначно повысит доход компании и освободит самого руководителя от операционной деятельности.

Приглашаем познакомиться с онлайн-практикумом «Прибыльные сотрудники», чтобы достичь таких же результатов.

2024-06-17 14:33 Кейсы HR-отдел