Сейчас во многих компаниях HR-ом занимаются «по остаточному принципу». Это нормально — никто не ждёт от департамента персонала невероятной эффективности и результатов.
Обычно эйчары «просто ищут людей», и на этом их работа закончена. Вкладывать в одну-единственную функцию много денег и организовывать сотрудников действительно незачем.
Давайте разберёмся, что заставляет немногие компании всерьёз развивать этот департамент — и что в этих компаниях делают, чтобы он приносил результат.
Чем обычно страдает компания с заброшенным HR-департаментом
Слабый HR-департамент не смертелен для бизнеса — но даже на короткой дистанции появляются неприятные ситуации:
- После ухода высококвалифицированного сотрудника компания тратит несколько месяцев только на поиск достойного кандидата — даже если зарплата и дополнительные мотивации уже на уровне
- Чтобы новый сотрудник стал эффективным, ему требуется от трёх месяцев до полугода. Всё это время бизнес просто так тратит деньги: на поиск, обучение, зарплату и налоги за устройство сотрудника. При этом в период наработки эффективности сотрудники порой ничем не заняты.
- Множество документов оформляется срочно, в последний момент, перед проверками.
- Сотрудники стагнируют в то время, как весь рынок развивается. Устаревание знаний сотрудников и методов работы приводит к снижению эффективности — если сравнивать компанию с конкурентами. Как итог, падает прибыль.
- В компании высока текучка: новичкам трудно влиться в коллектив, они не чувствуют себя «на своём месте», а даже после того, как вливаются в работу, понимают — «здесь что-то не то». И дело не в деньгах.
- Сотрудниками с уникальными опытом и компетенциями не передают их своим коллегам — и с их уходом компания теряет эти опыт и компетенции.
- Сотрудники, которым «некуда расти», покидают компанию. Компания теряет множество вложений: все затраты на обучение, контроль и коррекцию, теряет время руководителя этого сотрудника. И при этом никак не может использовать уникальные знания и навыки сотрудника.
Помимо этого, компании нередко сталкиваются с безразличным отношением своих сотрудников. И происходит это не в сферах, где важны механические навыки и точность, а там, где важно умение сотрудника найти нестандартное решение. А таких профессий сейчас много: это весь сервис, менеджеры по продажам, маркетологи, люди на руководящих позициях, инженеры, работники диджитал-сферы… Подход «оптимального решения задач» пропадает.
В особо неудачных случаях сотрудники начинают слишком сильно ориентироваться на происходящее в коллективе — и работа заменяется интригами.
Хороший HR-департамент, как машинное масло, помогает двигателю компании работать эффективнее
Планомерная работа хорошо выстроенного департамента поможет постепенно решать эти проблемы. Для исправления всех этих проблем нужно совершать десятки и сотни крохотных дел.
Предположим, высококвалифицированный сотрудник ищет работу.
Когда он искал её в прошлый раз, он общался с двумя компаниями. В одной есть стандарты работы над коммуникациями и общая забота о будущих сотрудниках, в другой их пока нет.
Департамент работает над коммуникациями
— На сопроводительное письмо ответили через час
— Подробно ответили на вопросы кандидата
— Объяснили, что конкретно от него будут требовать на этой позиции
— Провели собседование онлайн
— Когда пришло время встретиться в офисе, скинули подробную инструкцию, как добраться
Департамент не работает над коммуникациями
— На сопроводительное ответили через три дня
— Половину вопросов проигнорировали
— Сухо перечислилили список обязанностей
— Потребовали явиться на собеседование лично
— Когда пришло время встретиться в офисе, просто дали адрес
В реальности по первому сценарию действует 2−10% компаний, в зависимости от сферы. И именно они будут завалены откликами на вакансии, когда у людей будет опыт взаимодействия с этой компанией и её конкурентами.
Но это — лишь частный пример.
Ведь дело в том, что…
Работа с кандидатами и коммуникациями
лишь 10% от возможных обязанностей HR-ов
Предназначение HR-департамента — укомплектовать организацию вовлечёнными продуктивными людьми и сделать всё, чтобы они работали эффективнее.
На практике это означает, что департамент должен брать на себя четыре макро-задачи:
1. Нанимать и адаптировать людей. Чтобы у компании были эффективные сотрудники, умеющие выполнять свою работу. И эта работа не заканчивается на спаме вакансиями по всем каналом и проведении собеседований.
2. Вести внутренние и внешние коммуникации. Максимально удобно организовать рабочие места. Проследить, чтобы до всех людей была донесена вся нужная информация, и при этом у всех был доступ к нужным документам и объектам. И никто не должен бегать за эйчарами, чтобы получить всё это.
3. Обучать персонал и повышать его компетенции. Чтобы никто не «застаивался», а делал свою работу ещё лучше и действительно помогал компании своим вкладом. И для этого люди из отдела должны понимать нынешнюю эффективность, специфику работы компании и иметь представление об оптимальных способах повышения этой эффективности.
4. Отслеживать эффективность работы сотрудников. Чтобы понимать, насколько они продуктивны, почему они показывают такую продуктивность, и как это можно обратить на пользу компании. И эйчарам нужно разбираться, чья работа на самом деле эффективна, а кто имитирует деятельность.
Возможно, наши замечания выглядят грубо. Но мы никого не обвиняем в том, что всё получилось так, как получилось. Нынешняя ситуация сложилась таким образом не просто так. И у бизнеса, и у самих специалистов есть десятки причин делать всё неоптимально. Но нужно понимать: из-за этих причин двигатель компании стучит и лязгает металлом там, где он мог спокойно работать.
Не нужно нанимать сотню сотрудников, чтобы закрывать все эти задачи
В идеале, конечно, под каждую макро-задачу нужно создавать специальный отдел. Ставить во главе менеджера, давать ему KPI и отслеживать его выполнение.
Но в реальности не в каждой компании работает 5000 человек, чтобы сто из них занимались HR-ом. Поэтому этот подход можно распространить, если использовать прагматичное правило:
Неважно, сколько людей работает в вашем HR-департаменте.
Важно, чтобы они закрывали все функции департамента.
Где-то для этого и впрям нужно сто человек. Но в компании из пятидесяти сотрудников хватит и трёх.
Давайте разбираться, что за функции есть в каждом из отделов, и как их нужно закрывать.
Декомпозируем задачи по найму и адаптации
Продукт отдела найма и адаптации — эффективно работающие сотрудники. Для создания этого продукта ведётся 4 участка, по одному под каждую функцию:
Поиск и подбор. Полностью организует процесс поиска и подбора. Помимо этого, проводит исследования рынка нужных компании специалистов ещё до начала подбора.
Контроль персонала. Следит за прохождением стажировок у новичков и учётом рабочего времени у остальных сотрудников. Помимо этого, отслеживает состояние организационной структуры компании и её актуальность.
Кадровая документация. Сотрудники этого участка ведут всё, что касается документов: архив, личные дела, любые документально отображаемые процедуры. Также оформляют пенсии, отпуска, графики работы.
Ведение регламентов. Этот участок отвечает за должностные папки, их содержимое и обучение сотрудников этому содержимому.
Декомпозируем задачи по коммуникациям
Продукт отдела коммуникаций — своевременно организованные рабочие места и бесперебойно работающие коммуникации. Для его создания ведётся 2 участка:
Ведение внешних коммуникаций. Все коммуникации, которые ведутся с компанией, попадают под контроль этого участка. Электронная и «физическая» почта компании, работа с доставками и курьерами, интернетом и телефонией — их зона ответственности.
Ведение внутренних коммуникаций. Этот отдел обеспечивает сотрудника средствами связи и доступом ко всему, что необходимо для его работы.
Декомпозируем задачи по обучению персонала
Продукт отдела обучения персонала — хорошо обученные сотрудники, которые знают, как получить отличные (по меркам сферы) результаты. Для его создания ведётся 3 участка:
Подготовка обучающих материалов. Этот участок собирает, формирует, актуализирует, хранит и выдаёт обучающие материалы.
Подготовка персональных программ. Этот участок проводит интервью с сотрудниками, составляет программу развития для каждого и согласовывает её с руководителем.
Обучение сотрудников. Этот участок следит за процессом. Он получает расписание внутренних и внешних обучающих программ и следит за тем, насколько успешно конкретный сотрудник осваивает их.
Декомпозируем отслеживание эффективности
Продукт отдела отслеживания эффективности — сотрудники, стабильно показывающие выдающиеся результаты на практике. Для его создания ведётся четыре участка:
Контроль выполнения задач и распоряжений. Следит за базовым уровнем выполнения работы: насколько хорошо сделана работа и насколько выполнение соответствует распоряжениям. Также этот участок разбирает отчёты по выполненным задачам.
Контроль KPI. Выстраивает единую систему KPI и её отображение, следит за исполнением показателей. Также занимается хранением данных.
Отслеживание и повышение эффективности. Этот участок следит за соблюдением внутренних правил и стандартов. Также он ответственен за нематериальную мотивацию, улаживает конфликты и противоречия, развивает корпоративную культуру.
Контроль внутренней безопасности. Под контролем этого участка находятся системы видеонаблюдения и контроля доступа. Он решает вопросы физической безопасности и привлечения охраны сотрудников и предприятия.
Любые задачи, для которых нужны эти функции, контролируемы через KPI
Вы сможете хорошо понять, насколько хорошо справляется ваш HR-департамент. Качество выполнения большинства функций отлично отслеживается через показатели — если их правильно установить.
- Нужно выстраивать очередь из кандидатов? Следим за количеством кандидатов, нанятых в срок в соответствии со штатным расписанием.
- Нужно уменьшать текучку? Смотрим на абсолютное число и процент уволившихся — в идеале контролировать и квартальные, и годовые показатели.
- Нужно, чтобы люди начали работать лучше? Смотрим на маржинальную прибыль, делённую на количество сотрудников.
- Нужно, чтобы стажёры быстрее становились опытными сотрудниками? Отслеживаем время, за которое происходит эта трансформация.
Чтобы выстраивать точные KPI, нужно знать специфику конкретной организации — выше даны те, которые сравнительно одинаковы для всех компаний во всех сферах.
Эти показатели помогут вам понять, насколько целесообразны такие затраты. А хороший HR-директор сам может отследить эти показатели, спрогнозировать их рост и предложить вам конкретный план.
Для начала, конечно, придётся выстроить систему отслеживания. А потом — понять, что может и не может предпринять ваша компания. Но вы, вместе с новым директором департамента, сможете устранить проблемы, мешающий компании работать.
Каких изменений стоит ожидать после выстраивания и отладки работы описанного HR-департамента
Специалисты сами хотят попасть к вам при прочих равных. При должной величине штата и грамотной организации работы это нетрудно. Условный Яндекс видит очереди из специалистов в первую очередь потому что они уделяют очень много времени «продаже» себя как работодателя. Дело не в уровне компании — определённые организации федерального уровня очередей из специалистов не видят.
Текучка исчезает. Это не значит, что у вас будут работать как в японских компаниях, по 50 лет. Но сотрудники, работая в комфорте, развиваясь и выдавая отличные результаты, не захотят уходить к дискомфорту, стагнации и серым результатам. Уходить будут либо на сильно более лучшие условия, либо если больше не смогут приносить пользу компании.
Снижается зависимость от человеческого фактора, исчезает «незаменимость» сотрудников. Их опыт и знания начнут передавать их коллегам. У вас появятся крепкие переговорные позиции в случае, если яркий сотрудник резко захочет повышения в должности или прибавки к зарплате.
Ускорится введение новичков в должность. Ни один стажёр не будет потерянно ходить по офису и думать, чем ему заняться. Эйчары проследят, чтобы стажёры выполняли работу и получали толковый фидбек.
Вырастет прибыль. Это самонадеянное заявление, но оно обосновано: ведь высокомотивированные эффективные сотрудники приносят больше прибыли, чем работающие «из-под палки».
Это не все изменения. Но эти окажутся самыми заметными. :)
Резюме
1. 95% HR-департаментов могут работать лучше.
2. Чтобы они это делали — нужно доверить им их реальные функции, а потом дать возможность их выполнить.
3. Неважно, сколько у вас людей в департаменте, важно закрывать все HR-функции.
4. Чтобы HR-департамент реально работал, нужно заниматься им так же, как всеми остальными.
5. Может показаться, что работа с HR-департаментом того не стоит — и в каких-то случаях это действительно так. Но компании, которым нужны стабильно работающие высококвалифицированные сотрудники, не жалеют о том, что занялись этим отделом.
Выстройте идеальный HR-департамент под ключ за 2,5 месяца. Полностью делегируйте наём и адаптацию на проекте «Генератор продуктивных кадров
