Библиотека

Чем на самом деле должен заниматься HR-департамент — и как лучше его организовать

Ответ на вторую часть вопроса банален. Чтобы HR работал как часы, нужно организовать его работу так же хорошо, как работу всех остальных департаментов.

Сейчас во многих компаниях HR-ом занимаются «по остаточному принципу». Это нормально — никто не ждёт от департамента персонала невероятной эффективности и результатов.

Обычно эйчары «просто ищут людей», и на этом их работа закончена. Вкладывать в одну-единственную функцию много денег и организовывать сотрудников действительно незачем.
Давайте разберёмся, что заставляет немногие компании всерьёз развивать этот департамент — и что в этих компаниях делают, чтобы он приносил результат.

Чем обычно страдает компания с заброшенным HR-департаментом


Слабый HR-департамент не смертелен для бизнеса — но даже на короткой дистанции появляются неприятные ситуации:

  • После ухода высококвалифицированного сотрудника компания тратит несколько месяцев только на поиск достойного кандидата — даже если зарплата и дополнительные мотивации уже на уровне
  • Чтобы новый сотрудник стал эффективным, ему требуется от трёх месяцев до полугода. Всё это время бизнес просто так тратит деньги: на поиск, обучение, зарплату и налоги за устройство сотрудника. При этом в период наработки эффективности сотрудники порой ничем не заняты.
  • Множество документов оформляется срочно, в последний момент, перед проверками.
  • Сотрудники стагнируют в то время, как весь рынок развивается. Устаревание знаний сотрудников и методов работы приводит к снижению эффективности — если сравнивать компанию с конкурентами. Как итог, падает прибыль.
  • В компании высока текучка: новичкам трудно влиться в коллектив, они не чувствуют себя «на своём месте», а даже после того, как вливаются в работу, понимают — «здесь что-то не то». И дело не в деньгах.
  • Сотрудниками с уникальными опытом и компетенциями не передают их своим коллегам — и с их уходом компания теряет эти опыт и компетенции.
  • Сотрудники, которым «некуда расти», покидают компанию. Компания теряет множество вложений: все затраты на обучение, контроль и коррекцию, теряет время руководителя этого сотрудника. И при этом никак не может использовать уникальные знания и навыки сотрудника.

Помимо этого, компании нередко сталкиваются с безразличным отношением своих сотрудников. И происходит это не в сферах, где важны механические навыки и точность, а там, где важно умение сотрудника найти нестандартное решение. А таких профессий сейчас много: это весь сервис, менеджеры по продажам, маркетологи, люди на руководящих позициях, инженеры, работники диджитал-сферы… Подход «оптимального решения задач» пропадает.

В особо неудачных случаях сотрудники начинают слишком сильно ориентироваться на происходящее в коллективе — и работа заменяется интригами.



Хороший HR-департамент, как машинное масло, помогает двигателю компании работать эффективнее


Планомерная работа хорошо выстроенного департамента поможет постепенно решать эти проблемы. Для исправления всех этих проблем нужно совершать десятки и сотни крохотных дел.

Предположим, высококвалифицированный сотрудник ищет работу.
Когда он искал её в прошлый раз, он общался с двумя компаниями. В одной есть стандарты работы над коммуникациями и общая забота о будущих сотрудниках, в другой их пока нет.

Департамент работает над коммуникациями


— На сопроводительное письмо ответили через час

— Подробно ответили на вопросы кандидата

— Объяснили, что конкретно от него будут требовать на этой позиции

— Провели собседование онлайн

— Когда пришло время встретиться в офисе, скинули подробную инструкцию, как добраться


Департамент не работает над коммуникациями


— На сопроводительное ответили через три дня

— Половину вопросов проигнорировали

— Сухо перечислилили список обязанностей

— Потребовали явиться на собеседование лично

— Когда пришло время встретиться в офисе, просто дали адрес


В реальности по первому сценарию действует 2−10% компаний, в зависимости от сферы. И именно они будут завалены откликами на вакансии, когда у людей будет опыт взаимодействия с этой компанией и её конкурентами.

Но это — лишь частный пример.

Ведь дело в том, что…

Работа с кандидатами и коммуникациями

лишь 10% от возможных обязанностей HR-ов


Предназначение HR-департамента — укомплектовать организацию вовлечёнными продуктивными людьми и сделать всё, чтобы они работали эффективнее.

На практике это означает, что департамент должен брать на себя четыре макро-задачи:

1. Нанимать и адаптировать людей. Чтобы у компании были эффективные сотрудники, умеющие выполнять свою работу. И эта работа не заканчивается на спаме вакансиями по всем каналом и проведении собеседований.

2. Вести внутренние и внешние коммуникации. Максимально удобно организовать рабочие места. Проследить, чтобы до всех людей была донесена вся нужная информация, и при этом у всех был доступ к нужным документам и объектам. И никто не должен бегать за эйчарами, чтобы получить всё это.

3. Обучать персонал и повышать его компетенции. Чтобы никто не «застаивался», а делал свою работу ещё лучше и действительно помогал компании своим вкладом. И для этого люди из отдела должны понимать нынешнюю эффективность, специфику работы компании и иметь представление об оптимальных способах повышения этой эффективности.

4. Отслеживать эффективность работы сотрудников. Чтобы понимать, насколько они продуктивны, почему они показывают такую продуктивность, и как это можно обратить на пользу компании. И эйчарам нужно разбираться, чья работа на самом деле эффективна, а кто имитирует деятельность.

Возможно, наши замечания выглядят грубо. Но мы никого не обвиняем в том, что всё получилось так, как получилось. Нынешняя ситуация сложилась таким образом не просто так. И у бизнеса, и у самих специалистов есть десятки причин делать всё неоптимально. Но нужно понимать: из-за этих причин двигатель компании стучит и лязгает металлом там, где он мог спокойно работать.

Не нужно нанимать сотню сотрудников, чтобы закрывать все эти задачи


В идеале, конечно, под каждую макро-задачу нужно создавать специальный отдел. Ставить во главе менеджера, давать ему KPI и отслеживать его выполнение.

Но в реальности не в каждой компании работает 5000 человек, чтобы сто из них занимались HR-ом. Поэтому этот подход можно распространить, если использовать прагматичное правило:

Неважно, сколько людей работает в вашем HR-департаменте.

Важно, чтобы они закрывали все функции департамента.


Где-то для этого и впрям нужно сто человек. Но в компании из пятидесяти сотрудников хватит и трёх.

Давайте разбираться, что за функции есть в каждом из отделов, и как их нужно закрывать.

Декомпозируем задачи по найму и адаптации


Продукт отдела найма и адаптации — эффективно работающие сотрудники. Для создания этого продукта ведётся 4 участка, по одному под каждую функцию:

Поиск и подбор. Полностью организует процесс поиска и подбора. Помимо этого, проводит исследования рынка нужных компании специалистов ещё до начала подбора.

Контроль персонала. Следит за прохождением стажировок у новичков и учётом рабочего времени у остальных сотрудников. Помимо этого, отслеживает состояние организационной структуры компании и её актуальность.

Кадровая документация. Сотрудники этого участка ведут всё, что касается документов: архив, личные дела, любые документально отображаемые процедуры. Также оформляют пенсии, отпуска, графики работы.

Ведение регламентов. Этот участок отвечает за должностные папки, их содержимое и обучение сотрудников этому содержимому.

Декомпозируем задачи по коммуникациям


Продукт отдела коммуникаций — своевременно организованные рабочие места и бесперебойно работающие коммуникации. Для его создания ведётся 2 участка:

Ведение внешних коммуникаций. Все коммуникации, которые ведутся с компанией, попадают под контроль этого участка. Электронная и «физическая» почта компании, работа с доставками и курьерами, интернетом и телефонией — их зона ответственности.

Ведение внутренних коммуникаций. Этот отдел обеспечивает сотрудника средствами связи и доступом ко всему, что необходимо для его работы.

Декомпозируем задачи по обучению персонала


Продукт отдела обучения персонала — хорошо обученные сотрудники, которые знают, как получить отличные (по меркам сферы) результаты. Для его создания ведётся 3 участка:

Подготовка обучающих материалов. Этот участок собирает, формирует, актуализирует, хранит и выдаёт обучающие материалы.

Подготовка персональных программ. Этот участок проводит интервью с сотрудниками, составляет программу развития для каждого и согласовывает её с руководителем.

Обучение сотрудников. Этот участок следит за процессом. Он получает расписание внутренних и внешних обучающих программ и следит за тем, насколько успешно конкретный сотрудник осваивает их.

Декомпозируем отслеживание эффективности


Продукт отдела отслеживания эффективности — сотрудники, стабильно показывающие выдающиеся результаты на практике. Для его создания ведётся четыре участка:

Контроль выполнения задач и распоряжений. Следит за базовым уровнем выполнения работы: насколько хорошо сделана работа и насколько выполнение соответствует распоряжениям. Также этот участок разбирает отчёты по выполненным задачам.

Контроль KPI. Выстраивает единую систему KPI и её отображение, следит за исполнением показателей. Также занимается хранением данных.

Отслеживание и повышение эффективности. Этот участок следит за соблюдением внутренних правил и стандартов. Также он ответственен за нематериальную мотивацию, улаживает конфликты и противоречия, развивает корпоративную культуру.

Контроль внутренней безопасности. Под контролем этого участка находятся системы видеонаблюдения и контроля доступа. Он решает вопросы физической безопасности и привлечения охраны сотрудников и предприятия.

Любые задачи, для которых нужны эти функции, контролируемы через KPI


Вы сможете хорошо понять, насколько хорошо справляется ваш HR-департамент. Качество выполнения большинства функций отлично отслеживается через показатели — если их правильно установить.

  • Нужно выстраивать очередь из кандидатов? Следим за количеством кандидатов, нанятых в срок в соответствии со штатным расписанием.
  • Нужно уменьшать текучку? Смотрим на абсолютное число и процент уволившихся — в идеале контролировать и квартальные, и годовые показатели.
  • Нужно, чтобы люди начали работать лучше? Смотрим на маржинальную прибыль, делённую на количество сотрудников.
  • Нужно, чтобы стажёры быстрее становились опытными сотрудниками? Отслеживаем время, за которое происходит эта трансформация.

Чтобы выстраивать точные KPI, нужно знать специфику конкретной организации — выше даны те, которые сравнительно одинаковы для всех компаний во всех сферах.

Эти показатели помогут вам понять, насколько целесообразны такие затраты. А хороший HR-директор сам может отследить эти показатели, спрогнозировать их рост и предложить вам конкретный план.

Для начала, конечно, придётся выстроить систему отслеживания. А потом — понять, что может и не может предпринять ваша компания. Но вы, вместе с новым директором департамента, сможете устранить проблемы, мешающий компании работать.

Каких изменений стоит ожидать после выстраивания и отладки работы описанного HR-департамента


Специалисты сами хотят попасть к вам при прочих равных. При должной величине штата и грамотной организации работы это нетрудно. Условный Яндекс видит очереди из специалистов в первую очередь потому что они уделяют очень много времени «продаже» себя как работодателя. Дело не в уровне компании — определённые организации федерального уровня очередей из специалистов не видят.

Текучка исчезает. Это не значит, что у вас будут работать как в японских компаниях, по 50 лет. Но сотрудники, работая в комфорте, развиваясь и выдавая отличные результаты, не захотят уходить к дискомфорту, стагнации и серым результатам. Уходить будут либо на сильно более лучшие условия, либо если больше не смогут приносить пользу компании.

Снижается зависимость от человеческого фактора, исчезает «незаменимость» сотрудников. Их опыт и знания начнут передавать их коллегам. У вас появятся крепкие переговорные позиции в случае, если яркий сотрудник резко захочет повышения в должности или прибавки к зарплате.

Ускорится введение новичков в должность. Ни один стажёр не будет потерянно ходить по офису и думать, чем ему заняться. Эйчары проследят, чтобы стажёры выполняли работу и получали толковый фидбек.

Вырастет прибыль. Это самонадеянное заявление, но оно обосновано: ведь высокомотивированные эффективные сотрудники приносят больше прибыли, чем работающие «из-под палки».

Это не все изменения. Но эти окажутся самыми заметными. :)

Резюме


1. 95% HR-департаментов могут работать лучше.

2. Чтобы они это делали — нужно доверить им их реальные функции, а потом дать возможность их выполнить.

3. Неважно, сколько у вас людей в департаменте, важно закрывать все HR-функции.

4. Чтобы HR-департамент реально работал, нужно заниматься им так же, как всеми остальными.

5. Может показаться, что работа с HR-департаментом того не стоит — и в каких-то случаях это действительно так. Но компании, которым нужны стабильно работающие высококвалифицированные сотрудники, не жалеют о том, что занялись этим отделом.

Выстройте идеальный HR-департамент под ключ за 2,5 месяца. Полностью делегируйте наём и адаптацию на проекте «Генератор продуктивных кадров

2022-11-24 13:23 Наем персонала