Библиотека

Сергей Шаволин. Комплекс услуг для компаний и предпринимателей, торгующих на маркетплейсах, Россия-Китай

До проекта:

После проекта:

Проблемы

Наймом в компании занимался я лично в паре с ассистенткой, которая выполняла первичную работу и сбор данных, а я проводил финальное собеседование. Не было полной картинки, как правильно передать эту функцию, как быстро и структурно описать процесс найма, чтобы поставить на него человека, ввести в должность и знать, что он чётко выполнит задачу.

Я успешно нанимал руководителей отделов работы с Китаем (РОК) — это, скорее, не продавец, а project manager, потому что у нас долгие сделки с серией этапов. Для закрытия других вакансий, таких как финансовый менеджер, финансовый директор или маркетолог, моих знаний уже не хватало. Мы набирали их через «сарафан» — объявляли в команде, кто нам нужен, и если у кого-то были хорошие кандидатуры, собеседовали их.

Стало очевидно, что быстрого роста с таким форматом найма компания не получит — у нас нет никакой схемы работы. Область нужно было систематизировать, наняв руководителя HR-отдела, чтобы искать людей извне и вести эту работу на совершенно другом уровне. Нужно было расширяться и правильно нанимать людей на разные вакансии. Возможно, мы смогли бы сделать это сами за полгода-год, штудируя литературу, но решили выиграть время и обучиться у профессионалов.

Почему Handy Worker

Рекомендовали коллеги по цеху. Дали обратную связь, что достигнуты хорошие результаты, и они всем довольны — можно быстро (за 2,5 месяца) научиться и увидеть нужные результаты. Что у нас и получилось.

Процесс обучения. Обучение построено комфортно — видеоуроки в онлайн-режиме. Я вводил сразу двух эйчаров — одного по Китаю, другого по СНГ. Китай сильно отличается по ментальности, но базовые принципы работают точно так же. Всё очень хорошо легло на своё место. Мы проходили материал, давали обратную связь, внедряли. То, что не получалось, помогал сделать куратор Handy Worker. Хорошая и быстрая обратная связь через Zoom с контролем внедрения.

Заявка на подбор — суперинструмент! Одно из наших самых крутых достижений — мы знаем, как составлять заявку на подбор. Теперь, если нам кого-то надо нанять, не собственник начинает выдумывать и писать что-то из головы, составляя вакансию, а есть чёткая технология, которая помогает найти нужного сотрудника. Эйчару достаточно провести короткое интервью с руководителем, и он получает точный портрет соискателя, вплоть до личных качеств.

Сейчас мы как раз ищем директора по логистике в Китай. Хотим нанять человека из стран СНГ, потому что в Китае таких специалистов нет. Без инструментов Handy Worker это было бы очень сложно. Мы его ещё не наняли, но у нас есть чёткое понимание, как это сделать, и благодаря полученным инструментам, это возможно.

После первого модуля программы мы столкнулись с неожиданной трудностью. Мы принципиально отказались от старой методики найма, потому что взяли новую. После того, как мы внедрили заявку на подбор, написали вакансию, опубликовали её, пошли отклики, а мы ещё не получили инструмент, как с этим откликом работать. Кандидатов нужно обрабатывать с такой же скоростью, как горячие лиды, и нам пришлось решать проблему большого количества входящих заявок старыми методами. Чуть позже мы это исправили с помощью технологии Handy Worker.

Презентация. Теперь мы гораздо лучше продаём вакансию кандидатам. Когда соискатели приходят и рассматривают нашу компанию для трудоустройства, мы используем разработанные презентации. Ребята от них кайфуют, им кристально понятно кто мы, что мы, чем мы занимаемся и куда идём. Инструмент крутой. Мы хорошо с ним поработали, создав аж три презентации, и всеми ими пользуемся. Кандидаты их сохраняют — говорят, что презентация крутая, и за всю свою трудовую жизнь они ни у кого такого не видели. Мы запоминаемся. Кто-то остаётся с нами, даже если у нас на старте зарплата меньше, чем в других компаниях. Им очень интересно попробовать себя у нас.

Внутренняя академия. У нас были зачатки академии, но не было чёткой схемы. Обучение раскрыло важность этого вопроса, как это можно использовать, пазлы сложились. Мы запустили внутреннюю академию для обучения сотрудников.

До этого был совершенно другой формат. Мы в течение недели загружали ребят информацией, они вроде бы всё учили, сдавали экзамены, но потом мы «выкидывали их в поле», а они не могли ничего применить. Теперь мы разделили обучение на части. Сначала за неделю даём новым сотрудникам минимально жизнеспособную модель, а потом планомерно и постепенно обучаем тому, что им нужно будет со временем. Получился более мягкий ввод, сотрудники стали более продуктивными на старте, а мы стали гораздо раньше понимать, подходит ли нам кандидат. Если раньше мы только через полгода выясняли, что человек не тянет, то сейчас уже через месяц ясно, наш человек или нет. Мы ускорились в 5 раз!

Сейчас в академии хорошо прокачиваем сотрудников, включая работу с их личными скилами. Персонал стал больше зарабатывать, кто-то начал справляться со своими внутренними тараканами, плюс легче удерживать команду. Когда сотрудник в команде растёт не только в зарплате, но и по личным качествам, он ценит свою работу гораздо больше.

Гостевой период и стажировка. У нас гостевой период длится четыре дня. Сотрудник присматривается к нам, мы к нему, он обучается, сдаёт экзамен. Затем два месяца стажировки и, если всё ОК, человек в команде. Сила этого инструмента в том, что теперь у нас появились «красные флажки», благодаря которым мы быстро понимаем, справляется кандидат или нет.

Мы помогаем предпринимателям, торгующим на marketplace, находить товары в Китае, чтобы сделать win-win — довольно сложный продукт. Наша миссия — помочь предпринимателю заработать на его marketplace. Раньше сотрудники неделю обучались по нашей книжке, выходили «в плавание» и работали как полноправные члены команды. При такой модели мы только через полгода понимали, справляется сотрудник или нет. Цикл сделки у нас длинный, многие с горящими глазами говорили, что всё им нравится, они всё понимают и сделку вот-вот закроют, «просто клиент долго выбирает». Нам приходилось погружаться в его сделки, чтобы разобраться, лукавит он или нет, адекватно ли оценивает свои силы. Это требовало больших затрат, и такая вялотекущая текучка продолжалась достаточно долго.

Теперь у нас есть чёткие показатели, по которым мы определяем, справляется ли человек на определённом коротком этапе. Если да, то проводим экзамен и идём дальше. Если за месяц сотрудник смог выполнить определённый перечень задач, которые ему выставили, чтобы закрыть две-три минимальные сделки, значит справился. По внутреннему компасу всё с ним хорошо? Хорошо. Идём дальше! Благодаря Handy Worker мы за месяц понимаем, наш кандидат или нет, а до этого нам приходилось пять месяцев этим заниматься.

У нас в команде всегда были классные, тёплые отношения, даже если мы с кем-то прощались. Мы на старте объявляем кандидатам, что у нас формат спортивной команды, и если кто-то не тянет, мы не будем его вытаскивать, потому что из-за его неэффективности будет страдать вся команда. На старте делаем всё от нас зависящее — помогаем, есть обучение, есть описанная должность, но если нам не по пути, то не по пути. И сейчас мы продолжаем так же двигаться дальше, просто ускорились в пять раз.

Вместо того, чтобы нанимать одного менеджера раз в три месяца и потом полгода смотреть, вырастет он или не вырастет, справится или не справится, сейчас просто берём сразу четыре-шесть стажёров и за пару недель понимаем, кто нам подходит. Если все классные — мы всех оставим. Если кто-то не справляется или ему не подходит наш формат работы, без каких-либо угрызений совести (потому что есть чёткие цифры и чёткие показатели), общаемся с сотрудником и либо расходимся, либо, если он сильно кайфует от нас и у нас есть в нём потребность, он переходит в другой отдел. Мы стали быстрее расти.

У нас не самая простая ниша, и чётких кандидатов, которые бы знали, как выполнять эту работу, на рынке нет. Мы пробуем искать среди проджектов, среди продавцов, клиентских менеджеров. Присматриваемся, и уже почти разгадали «секретный соус», как находить ребят, которые заточены под нас. Но без инструментов Handy Worker это было бы гораздо дольше и вилами по воде. Сейчас у нас есть чёткое понимание и точная технология.

Интервью. Один из инструментов — это интервью, которое проводится через 2−3 месяца работы. 10−12 вопросов сотруднику показывают сильные и слабые стороны компании, какие были ожидания, что оправдалось, что не оправдалось. Смотрим кандидатов, которые «наши-наши», смотрим их ответы, что их объединяет, откуда они, какой был опыт работы, и ещё лучше понимаем, в чём наша сила.

Этический кодекс. У нас два отдела — Китай и СНГ. Мы с партнёром находимся в Китае, и часть команды с нами в офисе. Вторая часть команды онлайн, с ними коммуникация чуть слабее, с некоторыми мы даже не виделись никогда, но у нас очень хорошая атмосфера. Все трудяги, хорошо работают, могут отвечать клиентам даже в десять вечера из-за разницы во времени. За время становления компании у нас сложился свой кодекс правил, который витал в воздухе, но не был никак зафиксирован.

С ростом команды, когда людей становится больше, а личного контакта собственника с менеджерами меньше, соблюдать этот этический кодекс стало сложнее, и он так или иначе начинал «смываться». Поэтому этический кодекс, как один из инструментов найма, зашёл очень круто и вовремя. Мы уже хорошо росли, онлайн было больше 20 человек, и через Zoom-звонки передавать нашу атмосферу и принципы стало сложнее. Описав наши правила в едином простом документе, мы представили его сотрудникам, один раз провели часовой Zoom для всей команды и получили результат.

Оценить качество этого документа по каким-то приборам или цифрам нельзя, но это важная внутренняя «гигиена» компании. Он не покажет вам сразу и напрямую, что вы моментально начали больше зарабатывать, но для здоровья команды и здоровых отношений в коллективе это инструмент must have. С его помощью мы не просто сохраняем наши ценности, сложившиеся за время жизни команды, но и раздаём их новым сотрудникам, как неотъемлемую часть компании.

Структурность. Это не отдельный инструмент, а моё впечатление в целом. Handy Worker даёт чёткую, пошаговую и полную технологию работы с персоналом. Заявка на подбор, создание вакансии, скрининг резюме, собеседование, презентация компании, гостевой день, стажировка…

Точные шаги, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 — вот вам кандидат, вот вам стажёр, вот вам сотрудник. Теперь можно спрогнозировать воронку найма, и если в месяц нам нужен плюс один РОК, значит, на гостевой период должны прийти четыре человека, из них останутся трое, стажировку пройдут 1−2 человека, и мы выберем лучшего из лучших.

У нас теперь есть чёткое понимание и точная модель работы, которая полностью закрывает все вопросы с персоналом.
Все эти инструменты вы можете подробно разобрать и «примерить» на свою компанию на онлайн-практикуме для владельцев бизнеса «Прибыльные сотрудники».

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию

Результаты

На момент завершения обучения у нас уже было +9 человек в команде. Сейчас нанимаем ещё РОК, директора по внутренней логистике, руководителя отдела поиска товаров. Вакансии уже опубликованы, и мы тестируем города, чтобы не просто найти человека, а перевезти его в Китай — это не так-то просто. В целом наша команда за несколько месяцев увеличилась на 30%.

Кстати, у нас есть новый рекорд, которым хочется похвастать. Мы наняли девочку, которая в первый месяц работы привела пять или шесть новых клиентов и таким образом побила предыдущий рекорд компании.

На начало года у нас был план 36,6 млн юаней. Я понимал, что мы можем сделать и 50 млн, но не было уверенности в команде, в том, что нам хватит людей, чтобы обработать всех клиентов. Как раз после обучения у нас был квартальный срез. Мы увидели свой рост, и скорректировали план по доходу до 47 млн. Теперь есть уверенность, что команды хватит.

Относительно прошлого года план по доходу вырос в два раза. Развитие и рост команды стали прогнозируемым управляемым процессом, и это определяет наш финансовый план.

Самое ценное — точный бизнес-процесс в найме. Структура должности HR чётко описана, и я смог делегировать эту функцию сотруднице. Благодаря технологии Handy Worker и её личному опыту через месяц она уже сможет работать полностью самостоятельно, без меня. У меня освободилось время для развития компании и других направлений. Наём перестал быть хаотичным. Появилась свобода.

Раньше менеджер иногда заявлял, что мы не можем брать новых клиентов. Нет сотрудников, чтобы всех «переварить» без потерь в качестве. Нам срочно нужны люди — и мы впопыхах ищем кандидатов. Теперь есть стабильность и понимание, что если нам нужен один или два РОК в месяц, то нужно сделать «раз-два-три». Механизм запущен, вакансия работает, HR их принимает, обучает и выводит новых сотрудников на хороший результат.
Если хотите вывести свой бизнес на новый уровень эффективности, приглашаем познакомиться с нашими инструментами на онлайн-практикуме «Прибыльные сотрудники».

Кому и почему рекомендую

Всем, кому нужно выстраивать отдел найма внутри своей компании. Кому нужен стабильный приток сотрудников. Если для роста вам нужен один продавец или project manager в месяц, вы можете их нанимать не ситуативно, наспех, а чётко выстроить систему найма и забыть про неё, чтобы заниматься развитием бизнеса.

Плюс к этому, владелец может ещё и себя лично прокачать. Например, модуль по коммуникации внутри команды, как правильно ставить задачи — эти знания могут значительно повысить скилы даже опытного руководителя.

Всё начинается с найма. Чтобы нанимать сильных сотрудников, нужно правильно ставить задачи, правильно контролировать их выполнение, правильно обрисовывать цели. Одному в этом мире ничего не добиться, нужна команда!
Кейсы HR-отдел